À la fonction de chef d’entreprise s’ajoutent les multiples tâches administratives. Pas facile de mener l’ensemble de front. L’assistance administrative permet de déléguer une partie de vos tâches de secrétariat pour rester concentré sur votre activité et soigner le rapport avec vos clients.
C’est une mission qui nous tient à cœur au sein de Cerfrance Isère-Drôme-Vaucluse d’accompagner au mieux nos adhérents et de leur faire gagner du temps. Zoom sur notre assistance administrative au travers d’échanges avec nos collaboratrices.
En quoi consiste une mission d’assistance administrative ?
La mission d’assistance administrative consiste à effectuer l’ensemble des tâches de secrétariat d’un client.
À titre d’exemple, cela peut être :
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- Tri et rangement du courrier et des dossiers
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- Saisie des pièces comptables
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- Établissement des factures de ventes
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- Envoi des factures sur CHORUS
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- Lettrage des règlements dans le système de l’entreprise et dans le logiciel Cerfrance
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- Pointage des règlements sur la gestion commerciale
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- Recouvrement des impayés
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- Préparation des remises de chèques
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- Collecte des factures sur différents sites internet et classement
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- Collecte et règlement de factures fournisseurs
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- Diverses déclarations : chiffres d’affaires à l’Ursaff, TVA
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- Assistance pour monter des dossiers de demandes de subventions en ligne ou en papier : MSA, aides PAC, demande de remboursement de la taxe sur le GNR, dossiers Feader
- Lien avec le service social : demandes particulières, variables de paies, transmission arrêt de travail
« Au fil du temps, en connaissant mieux le fonctionnement de notre client et ses besoins, je propose des évolutions pour éviter des doublons. Un gain de temps indéniable, précieux pour l’accompagner sur davantage de tâches » précise Raphaëlle Gressel, assistante comptable et administrative à l’agence Cerfrance de Moirans. « C’est un double avantage : pour soulager encore plus mon client et pour conserver une dynamique, avec des tâches qui varient. »
L’assistance administrative : pour qui ?
L’assistance administrative est idéale pour tout chef d’entreprise éloigné de l’administratif, quelles qu’en soient les raisons. Ou pour toute TPE qui ne peut pas ou ne souhaite pas internaliser la gestion administrative de son entreprise.
Elle est particulièrement adaptée pour les exploitants agricoles et les professions de plein air.
Les avantages de faire appel à une assistance administrative
« Côté client-adhérent Cerfrance, parmi les avantages rencontrés, c’est d’anticiper la dématérialisation en l’accompagnant dans l’utilisation des nouvelles technologies. L’arrivée de la facture électronique arrivant à grands pas, c’est autant d’habitudes prises pour fluidifier ce changement.
Surtout, ce que je constate, c’est que mon client passe davantage de temps à choyer ces clients. C’est d’autant plus facile quand c’est une tierce personne qui s’occupe de la facturation et de l’administratif. » souligne Alice Gaudin, comptable à l’agence Cerfrance de Saint-Étienne-de-Saint-Geoirs.
« Accompagner nos adhérents par une assistance administrative présente l’avantage de ne pas multiplier les prestataires à qui déléguer ses tâches. Mon objectif est de leur faire gagner du temps et de les décharger. », confie Raphaëlle. « J’apprécie sincèrement de me positionner en assistante du chef d’entreprise et de lui être utile. Cela apporte encore plus de sens à mes missions. »
« Pour nous, côté Cerfrance, les avantages d’accompagner un client-adhérent sont pluriels : nous sommes en contact direct avec lui. Ce qui facilite les échanges. Nous mettons à jour sa comptabilité régulièrement et la transmettons en interne aux bons formats. Un évident gain de temps et d’efficacité », ajoute encore Alice.
Comment s’organise une mission d’assistance administrative ?
Confier une partie de sa gestion administrative n’exclut pas la présence du chef d’entreprise !
En effet, au démarrage d’une mission, il est nécessaire de s’immerger dans l’entreprise, en étant accompagné.
Le chef d’entreprise doit ainsi jouer le jeu pour faire faciliter l’appropriation des dossiers et partager l’ensemble des éléments : accès, mot de passe, etc.
C’est une clé de succès de la relation de collaboration.
Ensuite, au fil de la mission, et avec une bonne organisation, la montée en autonomie se fait naturellement.
La présence du chef d’entreprise peut être plus ponctuelle. Néanmoins, un point d’avancement est toujours important.
Alice partage le bureau du chef d’entreprise qu’elle accompagne : une bonne occasion pour avancer et lui poser toutes ses questions au fil de l’eau sans perdre de temps. Car il y a des choses que seul le chef d’entreprise connaît.
« Il est nécessaire de réserver un moment d’échanges et de discussion pour optimiser le temps passé en entreprise », précise Alice.
Quant à Raphaëlle, elle a les clés du local : « Ceci me permet de commencer à travailler sans que le chef d’entreprise soit présent. Il me précise les urgences par téléphone. Durant la journée, il passe lorsqu’il le souhaite pour faire un point. Mais, notre organisation reste très flexible. »
Il n’est pas nécessaire que l’administratif soit structuré au préalable.
« J’ai structuré l’ensemble de l’organisation en m’immergeant dans l’entreprise, en échangeant et en décelant petit à petit ses besoins et ce qui peut faire gagner du temps. Au fil du temps, avec d’une part, la montée en connaissances sur lest dossiers et la relation de confiance qui se renforce, j’ai ainsi fait davantage d’actions. Tout ceci requiert de l’adaptation, de la flexibilité et bien sûr, la confidentialité. Des valeurs que nous cultivons au sein de Cerfrance. » explique Raphaëlle.
Quel volume horaire d’une mission d’assistance administrative ?
Le volume dépend des besoins effectifs du chef d’entreprise : ils sont calibrés en amont du démarrage de la mission. L’assistance administrative doit rester une mission agile et flexible.
À titre d’exemple, Raphaëlle passe 1 journée par mois sur site.
Alice, quant à elle, accompagne son client à raison de 2h/mois.
Le jour peut être fixe dans la semaine ou s’adapter au besoin, pour davantage de flexibilité.
par DDESIGN