Traitement des factures électroniques pour 2024, fin de la facture papier pour 2026 : des changements importants se préparent pour les entreprises. Pour éviter des impacts sur votre activité, ces basculements vers la généralisation de la « facture X » ou « facture électronique » sont à anticiper et à préparer dès maintenant. Comment ?
Pour en savoir plus et obtenir des conseils pour votre entreprise, voici 5 questions à Michaël FAURE, Expert-comptable et responsable de la production comptable chez Cerfrance Isère-Drôme-Vaucluse.
Facture électronique, un enjeu majeur pour les entreprises
1) "Dématérialisation", "facture électronique, "facture X", qu'entend-on par ces termes ?
Michaël FAURE : « Il y a plusieurs éléments à distinguer :
- La facture « papier » établie à la main, directement sur papier, est la forme historique de facturation que l’on connaît.
Celle-ci est appelée à disparaître, son interdiction est annoncée pour le 1er juillet 2026. - La facture « dématérialisée » est la numérisation ou photo d’une facture papier. D’un point de vue informatique, il s’agit d’une simple image.
Cela peut désigner également une facture établie sous forme de document (Word) ou de tableur (Excel) par exemple.
- La facture électronique ou « facture X »est une facture directement créée sous forme numérique, à savoir via une plateforme spécialisée. C’est un fichier informatique contenant une suite de codes, un flux d’informations.
Elle contient certes une image afin d’être comprise par des humains, mais elle est d’abord conçue pour des machines.Progressivement, la facture électronique, dite « facture X » va devenir la seule et unique solution légale de facturation en France.
Les entreprises vont donc n’avoir d’autre choix que de s’y conforter et tout ceci se prépare dès aujourd’hui. »
2/ Qu'est-ce qui va changer d’un point de vue légal et quels impacts cela va-t-il avoir concrètement pour les entreprises ?
Michaël FAURE : « Du point de vue légal, voici ce qu’on peut retenir du calendrier de la réforme communiqué par l’Etat :
- A compter du 1er juillet 2024: les TPE PME devront être en mesure de recevoir et de traiter les factures électroniques. De leur côté, les grandes entreprises (plus de 5000 salariés) devront également être en mesure de les émettre.
- A compter du 1er juillet 2026 : l’ensemble des entreprises françaises devront être en mesure d’émettre exclusivement des factures électroniques.
Cela signifie que dès juillet 2024, les TPE PME devront pouvoir traiter les factures électroniques :
- soit en ayant la compétence en interne
- soit en faisant appel à un prestataire pour le faire.
Si elles n’anticipent pas dès maintenant, les entreprises risquent de se retrouver l’année prochaine dans l’impossibilité de recevoir leurs paiements, de valider la TVA, etc..
C’est donc un changement majeur ».
3/ Quels vont-être les défis associés à ces changements et quels conseils donneriez-vous à un chef d’entreprise de TPE-PME pour bien s’y préparer ?
Michaël FAURE : « Pour ceux qui n’y sont pas encore passé, le principal défi consiste à adopter dès aujourd’hui un logiciel de facturation.
Cela permet de se roder à la facture électronique, et de mettre en place des pratiques conformes à la législation qui se prépare.
Je donnerais 4 conseils pour bien préparer le passage à la facture électronique :
Conseil N°1 : Ne pas parier sur un report de la réforme
Comme indiqué, le basculement « légal » vers la facture électronique est prévu pour le 1er juillet 2024.
Dans tous les cas, il va falloir évoluer et il me paraît important d’être prêt le plus tôt possible.
Conseil N°2 : S’équiper d’un logiciel de facturation
Il existe aujourd’hui de nombreux logiciels de facturation. Chez Cerfrance, nous avons créé Cerfrance Connect qui est gratuit et très simple d’utilisation.
Conseil N°3 : Bien attendre les homologations avant de choisir sa plateforme de facturation
De nombreux démarcheurs contactent actuellement les entreprises pour leur proposer des offres plus ou moins opaques pour passer à la facture électronique.
Nous ne connaîtrons les plateformes homologuées qu’en fin d’année 2023 donc je conseille vivement d’attendre les homologations avant de choisir sa plateforme.
Conseil N°4 : ne pas rester seul face à ces sujets, notamment pour les personnes peu à l’aise avec l’informatique
Faire appel à quelqu’un de son entourage ou à un professionnel peut permettre de franchir le cap de l’usage du numérique. Et cet usage va progressivement devenir incontournable.
4/ D'après vous, quelles sont les principales erreurs à éviter, en prévision de ces changements ?
Michaël FAURE : « Selon moi, la principale erreur serait de croire que l’on peut passer à côté de ces changements et faire l’impasse dessus.
Pour les artisans ou les agriculteurs, cela pourrait être, par exemple, de continuer à utiliser, malgré tout, le facturier papier numéroté de 1 à 50 pour facturer…
Ce format va progressivement devenir non conforme, c’est prévu pour le 1er juillet 2026, et ils risquent entre temps des rejets, des retards de paiement supplémentaires etc.
Pour éviter de subir complètement et rester maître de leur destin, ils vont devoir adopter le numérique, que ce soit directement ou via un prestataire pour les accompagner. »
5/ En quoi un conseiller Cerfrance peut-il aider sur ces sujets ?
Michaël FAURE : « Chez Cerfrance, nous pouvons accompagner à 3 niveaux :
- Former aux outils de facturation électronique.
- Mettre à disposition une plateforme de facturation, Cerfrance Connect, et accompagner à son utilisation.
- Préparer au mieux les changements en :
- dématérialisant l’ensemble des documents
- mettant en place le traitement numérique des factures reçues
- mettant en place l’émission de factures électroniques. »
Interview réalisée le 17 janvier 2023
par DDESIGN