Gérer une entreprise artisanale c’est généralement endosser toutes les casquettes : production, gestion commerciale et administrative, management… Pour gérer au mieux son entreprise, il est important que l’entrepreneur soit bien accompagné et bien équipé. De nombreux outils existent aujourd’hui pour aider les artisans dans leur gestion, mais encore faut-il connaître leurs fonctionnalités et savoir les utiliser de manière optimale.
S’équiper d’un logiciel de gestion commerciale
La première utilité du logiciel de gestion commerciale est généralement l’établissement des devis et factures. Ces logiciels permettent notamment d’établir des factures qui répondent aux normes légales avec toutes les mentions obligatoires.
Mais leur utilité peut aller bien au-delà, ces logiciels proposent généralement de nombreuses autres fonctionnalités qui peuvent permettent au dirigeant d’optimiser leur gestion et gagner du temps.
Parmi celles-ci nous pouvons citer :
– La gestion des règlements clients : ce module permet à l’entrepreneur d’indiquer les modes et dates de règlements des factures par ses clients, le dirigeant peut ainsi savoir rapidement les montants des créances en attente, des arriérés et gérer de manière simple les relances clients. Les petites entreprises rencontrent régulièrement des difficultés financières liées directement au retard de règlement. Le suivi des encaissements devient alors un enjeu majeur dans la gestion de l’entreprise.
– Le calcul de marge par chantier : de nombreux logiciels de gestion commerciale permettent de renseigner en amont de la facturation le coût des matières premières. Au moment du calcul du devis, l’entrepreneur peut aller chercher directement les matières qui seront utilisées pour la réalisation du chantier.
En plus du gain de temps significatif au moment de l’élaboration du devis, cela permet également d’éviter deux problèmes majeurs souvent rencontrés :
– L’oubli de prendre en compte certains matériaux pourtant nécessaires à la réalisation du chantier ;
– L’ajustement du prix de vente au coût des achats de matières premières. Ce point est primordial dans le contexte que nous connaissons actuellement avec des prix d’achat fortement fluctuants.
Il est très compliqué de déterminer le taux de marge en cours d’exercice, car ce dernier nécessite d’avoir un état précis des stocks et des travaux en cours. Aussi, il arrive régulièrement que des chefs d’entreprise qui pensaient avoir réalisé une bonne année se retrouvent avec une déconvenue au moment de l’arrêté des comptes à cause d’une marge qui s’est dégradée. Le suivi de la marge par chantier grâce au logiciel de gestion commerciale trouve alors tout son intérêt.
D’autres fonctionnalités peuvent également simplifier la vie du dirigeant comme la planification des chantiers, le suivi des heures, le suivi des contrats, la gestion des stocks, la gestion d’une base de données client…
Être bien accompagné et savoir déléguer
Pour gérer son entreprise de manière optimale, il est important que le dirigeant soit entouré de partenaires de confiance, qui lui apporteront leur appui et leur expertise. Ils lui permettront de gérer son entreprise de manière optimale à la fois en le guidant dans sa gestion (choisir les bons contrats, les bonnes options fiscales et sociales, faire les bons investissements, réaliser les formalités utiles, s’assurer du respect des différentes législations…) mais également en lui évitant de faire des erreurs qui pourraient lui coûter beaucoup de temps ou d’argent.
Un autre point primordial est la délégation des tâches. Il arrive fréquemment que certains entrepreneurs (souvent par soucis d’économie financière) décident de prendre en charge des tâches qu’il pourrait pourtant facilement déléguer. Lorsqu’un artisan fait des tâches annexes à son activité, de gestion notamment, il ne fait pas autre chose, il perd alors soit du chiffre d’affaires, soit du temps libre. Il est donc indispensable de bien peser les avantages et inconvénients de faire les choses par soi-même et de garder en tête que le professionnel sera généralement plus rapide et plus précis dans la réalisation de la tâche.
Il existe donc de nombreux leviers matériels et humains qui peuvent aider le chef d’entreprise à optimiser la gestion de son entreprise en lui faisant gagner du temps et de l’argent tout en lui apportant de la sérénité.
Anticiper l’arrivée de la facture Électronique
À partir du 1er juillet 2024, la facture électronique devient une obligation légale pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. La facture électronique (ou e-facture) est une facture sans papier. Les étapes de création, d’envoi, de réception et d’intégration de la facture seront toutes dématérialisées.
C’est pourquoi l’arrivée de la facture électronique, va demander aux entrepreneurs du bâtiment de revoir une partie de leur organisation et les amener à utiliser de nouveaux outils informatiques. Dans ce changement prépondérant, il y aura aussi des avantages, comme :
– Obtenir des informations de manière plus rapide et plus précise qui pourront aider le chef d’entreprise à optimiser la gestion de son entreprise.
– La diminution des coûts induits par l’administration des factures
– Un raccourcissement du circuit de paiement et une diminution des erreurs
– Une simplification de la production des déclarations de TVA
Tout l’enjeu sera de savoir identifier et exploiter les données importantes pour permettre à l’entrepreneur de suivre son activité en temps réel.
Chez Cerfrance nous sommes préparés pour guider nos adhérents clients à mettre en place la dématérialisation des factures en toute tranquillité et les préparer en amont à tous les changements liés à cette nouvelle réglementation. Nous leur proposerons une plateforme de dématérialisation dédiée et agréée par le gouvernement, et un accompagnement de proximité pour optimiser leur organisation.
Émilie Moyen,
Expert-Comptable chez Cerfrance Isère-Drôme-Vaucluse
par DDESIGN