Le pilotage d’une entreprise repose totalement sur le chef d’entreprise, notamment si c’est une TPE. Cela implique pour celui-ci d’avoir les bons partenaires et les bons outils pour l’éclairer et l’aider dans ses prises de décision. Parmi ces outils, les tableaux de bord sont des outils très intéressants qui permettent de visualiser les données clés et de suivre les performances en temps réel.
Un point important à souligner (car cela peut parfois entrainer des incompréhensions), est qu’il ne faudra pas confondre les tableaux de bord avec votre comptabilité. En effet, si la comptabilité recherche la précision et l’exhaustivité pour maintenir une cohérence des données et une vision complète, le tableau de bord lui sera ciblé sur des informations choisies. Il sera donc partiel. Les deux outils sont donc complémentaires et apportent deux lectures différentes de votre entreprise.
1ère étape : fixer vos objectifs
Avant de réellement construire vos tableaux de bord, il faudra tout d’abord fixer des objectifs très clairs, sous-entendu :
- mesurables
- planifiés dans le temps
- quantifiables
Sans cela, vous risquez de penser que vos tableaux de bord sont une perte de temps et d’énergie. En effet, avec des objectifs précis, tel que « mon objectif est de faire 15% de CA sur les ventes pour la prochaine année », il sera possible de vérifier qu’on a atteint ou non l’objectif alors que si celui-ci est « de faire mieux l’an prochain », il n’y aura pas de vision possible. L’idée n’est pas de se doter de tous les indicateurs possibles, mais de sélectionner les plus pertinents et surtout de mettre en parallèle les objectifs correspondants et leur réalisation.
2ème étape : choisir les bons indicateurs
Vos objectifs étant clairs, l’étape suivante consiste à savoir comment vous allez suivre leur réalisation. Il faut alors identifier et choisir quels sont les indicateurs de mesure que vous allez mettre en place.
Ces indicateurs vont être de trois grandes catégories : financiers, de production ou commerciaux.
- Pour les indicateurs financiers, vous pouvez par exemple retenir votre solde de trésorerie mais aussi les factures restant à payer ou les créances clients existantes par ancienneté…
- Pour les indicateurs productifs, ce sera par exemple les heures facturées, le tarif horaire réel, le respect des plannings, les taux de marges, le niveau des stocks, les principaux postes de charges…
- Et pour les indicateurs commerciaux, il sera possible de choisir le nombre de vente par produit ou service ou par zone géographique, ou l’évolution du panier moyen, le nombre de contacts prospects, de devis réalisés, de taux de transformation (devis acceptés), nombre de prospects démarchés, nombre de ventes par secteur et par produit …
Cette étape de choix est un bon moment pour solliciter un regard extérieur d’un conseiller pour vous aider.
3ème étape : mettre en place et produire les indicateurs
Une fois les indicateurs choisis, il va falloir les mettre en oeuvre. Ils doivent être utilisables le plus facilement possible et pouvoir évoluer si besoin lorsque vous allez les tester. En effet, il se peut qu’un indicateur vous paraissent très pertinent au départ mais soit difficilement « suivable » dans la durée.
Il serait dommage d’abandonner ces outils de pilotage parce que la compilation des données est trop complexe ou parce que cela devient une corvée. Un conseil : commencez par 3-4 indicateurs simples constitués de données facilement accessibles. Trop d’informations peuvent être nuisibles à l’analyse, en mettant un focus sur trop de détails au lieu d’une vision pertinente.
N’oubliez pas que vos tableaux de bord doivent être produits à un intervalle régulier, choisi dès le départ selon votre activité et vos besoins. Il est important de définir cette fréquence en amont et surtout de définir qui va produire ces données. Cette mission de mise à disposition peut être confié à votre comptable ou conseiller mais il faut qu’il puisse avoir l’accès aux données.
Si vous ne définissez pas cela en amont, la production des indicateurs risque de s’effriter dans le temps. Or il serait bien dommage de perdre le travail de réflexion réalisé en amont et surtout de perdre les outils de pilotage de votre entreprise.
Dernière étape : comprendre et analyser les tableaux d’activité
Il reste ensuite à analyser les données restituées dans ces indicateurs. C’est une phase où vous aurez particulièrement besoin d’un partage que ce soit avec des membres de votre équipe ou des partenaires extérieurs tel que votre comptable ou votre conseiller. A ce stade l’intelligence est collective. Cela permettra de ne pas rester seul face à vos données et de bénéficier de plusieurs regards pour les exploiter. Toutefois n’oubliez pas que les actions/réactions qui découleront de l’analyse et l’exploitation de ces données resteront votre responsabilité. Les autres peuvent être des rétroviseurs ou une aide à la conduite type gps mais vous restez le pilote de votre entreprise !
Anaïs Troton, Cerfrance, Conseillère d’entreprise
par DDESIGN